ESTUDIO DE EXISTENCIAS

GESTIÓN de EXISTENCIAS e INVENTARIOS

Se denominan existencias o inventarios a la variedad de materiales que se utilizan en la empresa y que se guardan en sus almacenes a la espera de ser utilizados, vendidos o consumidos, permitiendo a los usuarios desarrollar su trabajo sin que se vean afectados por la falta de continuidad en la fabricación o por la demora en la entrega por parte del proveedor. Los inventarios pueden ser definidos como una acumulación de materiales en el espacio y en el tiempo,  presentándose  en prácticamente cualquier organización y en particular, en las empresas industriales y en los grandes distribuidores de alimentos y textiles. Los inventarios varían en razón de su consumo o la venta de cada articulo que los componen, lo que da lugar al movimiento de las existencias por ingresos de nuevas cantidades y salida de estas a solicitud de los usuarios, produciendo la rotación de los materiales y la generación de utilidades en función de dicha rotación.

El movimiento que se produce en los almacenes, de cada articulo en existencia, obliga a mantener en ellos una cantidad determinada de cada uno, la cual debe estar de acuerdo con el tiempo y la frecuencia de consumo, así como el lapso de tiempo en que se renueva, es decir la demora que se produce desde que se revisa la existencia para emitir la solicitud de compra, hasta que los materiales estén disponibles en el almacén para satisfacer las necesidades de los usuarios o consumidores.

RENTABILIDAD

La importancia de los inventarios en los distintos sectores de la economia es prioritaria ya que normalmente una empresa típica tiene invertido en existencias aproximadamente entre el 20 al 30% de sus activos, llegando al 90% de su capital circulante. El activo circulante se caracteriza por estar compuesto por elementos que pueden ser convertidos en dinero sin perdida significativa de valor en un plazo inferior a un año a diferencia del activo inmovilizado cuya conversión plena en liquidez requiere normalmente mas de un año.

Clasificación de Existencias

Cada almacén trabaja con productos clasificados según su uso y movimiento,el proceso productivo y su obtención: Según su uso y movimiento: Son materiales de uso cierto y constante que deben existir permanentemente en los almacenes y cuya renovación se regula en función del consumo y el tiempo de demora en contar con ellos. Se pueden descomponer en diversos almacenes, a saber:

• Materias Primas: Se trata del almacenaje de materiales (acero, harina, madera,etc.)utilizados para hacer los componentes del producto terminados.
• Componentes: Son aquellas partes o submontajes que se incorporan al producto final.
• Materiales obsoletos : formado por materiales declarados fuera de uso, que no tienen movimiento o posibilidades de consumo, por haberse dejado de utilizar en la empresa. Su permanencia en los almacenes causan gastos y perdidas a la empresa por los espacios que ocupan.
• Materiales para consumo y reposición: Tales como combustibles, lubricantes,aceites, productos de limpieza, repuestos y productos para el mantenimiento,material de oficinas,etc.
• Embalajes y envases: Los necesarios para el transporte y manutención en condiciones adecuadas, como son los pallets, cajas, jaulas, bastidores u otros tipos de contenedores.

Según el proceso productivo: Son productos que provienen de planta, en general son los artículos que se originan en las fases de fabricacion y salen de la línea de producción; es decir son los productos que fabrica la empresa. Se pueden descomponer en los siguientes almacenes:

• Productos en curso de fabricación:Se trata de materiales y componentes que están experimentando transformaciones o que están esperando en la planta entre dos operaciones consecutivas de su proceso de fabricación.
• Productos semiterminados: Son aquellos que han sufrido ya parte de las operaciones de producción y cuya venta no tendrá lugar hasta tanto no se complete dicho proceso productivo.
• Productos terminados: Son los artículos finales destinados bien al consumo final, bien a su utilización por otras empresas.
• Existencias sobrantes :Constituyen existencias sobrantes todos aquellos artículos que estando en buen estado no son necesarios. Estas existencias deben salir del almacén, bien sea utilizándolo de otro modo al que en principio estaba destinado, o bien, si es posible, devolviéndolo al proveedor, o si no hay otra solución, tirándolo. Estos artículos no deben ser abandonados indefinidamente en el almacén.
• Subproductos: De carácter accesorio y secundario a la fabricación principal. Se incluyen los residuos obtenidos en los procesos de fabricación.
  
  
  
  
  
  
  
  Codificación de los materiales.

  
  

  Es evidente la necesidad de administrar técnicamente un proceso de codificación y nomenclatura dentro de la empresa, que permita clasificar los inventarios acorde a características comunes o propias de los materiales y su comportamiento en los flujos de distribución de los materiales durante todas las fases de recepción, almacenaje, producción y expedición.

  La introducción de un articulo de las existencias en la nomenclatura elegida, necesita un examen preciso de su naturaleza y denominación, debiendo considerar como imprescindibles los siguientes elementos de identificación que tienen que verse representados en la codificación alfa-numérica a emplear:

  • Nombre
  • Material que lo constituye
  • Las dimensiones
  • El uso
  • La referencia: si se trata de una pieza fabricada por o para la empresa, el numero de plano o la especificación, citando la marca o numero de referencia de un plano de conjunto o el de un catalogo y el nombre del fabricante
  • La unidad de cuenta: kilogramo, litro, centenar, millar, etc.
  • El o los servicios utilizadores

  La clasificación debe hacerse de tal modo que cada familia de material ocupe un lugar específico, que facilite su identificación y localización en el almacén.

  La codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos. Codificar significa representar cada artículo por medio de un código que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de números y letras. Los sistemas de codificación mas usadas son: código alfabético, códigos numéricos y alfanuméricos. Se prefiere la numeración decimal a los sistemas nemotecnicos generalizados. El empleo de cifras permite toda clase de combinaciones y ayuda a recordar y memorizar la identificación del material en cuestión.